Fêtes d'école, kermesses et autres évènements
L’organisation d’une fête d'école ou d’une kermesse confère quelques responsabilités et nécessite le respect d’un certain nombre d’obligations légales.
Organisateur
La fête de l’école ou la kermesse peut être organisée par la coopérative scolaire OCCE.
L'assurance de la coopérative couvre les locaux que la mairie vous met à disposition, ainsi que les personnes adhérentes et bénévoles (ATSEM en dehors de leurs horaires, parents participant à l'organisation).
Le Conseil de coopérative peut solliciter et associer des parents bénévoles (élus ou pas au Conseil d’école) pour constituer l’équipe d’encadrement ou d’animation de la manifestation. Ils interviennent dans ce cas en qualité de collaborateurs de la coopérative scolaire, qui conserve l’organisation.
En cas de co-organisation avec une association (association de parents d’élèves par exemple) il est important de bien déterminer la responsabilité de chaque structure, éventuellement d’établir une convention de coopération ; si vous être dans ce cas, contactez votre association départementale OCCE.
En matière de surveillance, les enfants seront placés comme à l’ordinaire sous la responsabilité des enseignants pendant le temps scolaire, ainsi que pendant la préparation et le déroulement du spectacle. Hors temps scolaire, les enfants seront sous la responsabilité de leurs parents.
Les ATSEM seront placées sous l’autorité du directeur d’école pendant le temps scolaire. En dehors du temps scolaire, il n’est pas possible de leur imposer un service.
Objet de la manifestation
Ces manifestations préparées avec et pour les élèves, visent des objectifs conformes à «l’objet» des coopératives scolaires, respectent les principes de neutralité, de laïcité, de non-discrimination et répondent à des obligations réglementaires en matière d’accueil de public.
Accueillant en particulier des enfants ou adolescents, elles ne sont a priori envisageables que dans un cadre ou espace exclusivement dédié, clos, aux accès protégés et contrôlés, pour un public ciblé et filtré (enfants, familles …) bénéficiant d’invitations personnelles (contrôle aux entrées). Conçue en référence à l’âge des élèves, la manifestation d’une coopérative scolaire n’a pas vocation à organiser des activités de type commercial ou un bal d’adultes. Ces manifestations, festives souvent, tissent du lien social autour des ambitions de l’Ecole et sont des moments privilégiés de coopération au sein de la communauté éducative.
Utilisation des locaux
Dans la mesure où la manifestation se déroule au sein de l’école, il convient d’avertir la municipalité et d’effectuer des démarches administratives :
- demander au maire l’autorisation d’occuper les locaux en dehors du temps scolaire ;
- l’informer de la date et des heures du début et de fin de la fête de l’école ou de la kermesse afin que la mairie assure le bon ordre et la sécurité du public. Le projet peut conduire le mandataire à solliciter la commune pour la mise à disposition de moyens particuliers pour la sécurisation du site (parfois sa nécessaire privatisation) et l’accueil du public.
- contractualiser les conditions de mise en oeuvre du projet.
Toute demande ou convention est à effectuer au nom de l'organisateur (par exemple coopérative scolaire de l'école ...)
L’article L. 212-15 du Code de l’Education précise les modalités pour l'utilisation des locaux scolaires.
Le Conseil de coop doit évaluer sa capacité à honorer les prescriptions de sécurité relatives à l’organisation de tels évènements réunissant parfois un très nombreux public (en particulier au regard des instructions du plan Vigipirate en vigueur).
Modèle de demande d'occupation des locaux
Modèle de convention d'occupation des locaux (Joindre l'attestation d'adhésion, à télécharger sur retkoop, onglet adhésion)
Autres démarches administratives (Buvette - SACEM et SPRE)
Buvette ou débit de boisson :
- Demander en mairie l'ouverture d'un débit de boisson temporaire. (Article L3334-2)
- Respecter l'article L3321-1, précisant les boissons autorisées, (groupe 1 et 3 pour un débit de boisson temporaire)
Règlementation au sujet de la vente d'alcool à proximité des établissement scolaires : L3335-1
Vente d'aliments - Vente de gâteaux fabriqué à l'école ou par des bénévoles
- Guide vente de produits alimentaires sur Maif.fr ; Les conditions d’hygiène et de sécurité qui régissent ces opérations sont encadrées par différents règlements européens formant le « paquet hygiène », notamment le règlement (CE) n° 852/2004. Le paquet hygiène impose une démarche d’analyse des risques et de maîtrise des points critiques (HACCP), de manière à exclure les risques de contamination des aliments traités.
Trois questions doivent être examinées :
● l’hygiène des personnes,
● les locaux et le matériel utilisés,
● le traitement et la conservation des produits.
- Informations sur les allergènes
14 allergènes font l’objet d’une déclaration obligatoire dite ADO « Allergènes à Déclaration Obligatoire ». Ils sont notifiés par les industriels ou les professionnels lorsqu’ils sont utilisés dans leurs préparations : céréales contenant du gluten, lait, oeufs, noix, arachides, soja, poisson, crustacés, mollusques, céleri, lupin, sésame, moutarde et sulfites.
Proposition de document à destination des bénévoles pour la préparation de denrée alimentaires : format modifiable word - format pdf
SACEM
En dehors de ce cadre strict de l'utilisation des oeuvres à des fins d'enseignement, toute diffusion de musique donne lieu à versement de droits d’auteur conformément aux lois régissant la propriété intellectuelle.
L’organisme chargé de la collecte de ces droits et de leur reversement aux auteurs, compositeurs, éditeurs est la SACEM. www.sacem.fr
La SPRE est l’organisme qui collecte la rémunération équitable destinée aux artistes-interprètes et aux producteurs phonographiques auprès de ceux qui diffusent de la musique
enregistrée (phonogrammes du commerce). Toute diffusion de musique enregistrée est donc redevable de la contribution SPRE.
C’est pour ce qui nous concerne la SACEM qui collecte les deux redevances et produit deux factures.
Voici un extrait des Règles générales d'autorisation et de tarification (en intégralité ici) s'appliquent aux diffusions musicales données dans les écoles maternelles et élémentaires
Les diffusions musicales, réalisées au moyen de tout appareil (CD, mp3, télévision…) et/ou avec le concours d’artistes-interprètes, peuvent être de natures diverses allant de la simple sonorisation de locaux, évènements ou activités, à des animations en musique telles que concerts, spectacles divers… Et notamment à l’occasion de manifestations festives (kermesse, goûter, spectacle de fin d’année…), étant entendu :
- que ces évènements doivent être à destination et/ou avec la participation des enfants (est par exemple exclu un repas dansant organisé par les parents d’élèves afin de récolter des fonds pour un voyage) ;
- que toutes les éventuelles recettes doivent être réalisées dans un cadre non lucratif et servir à la poursuite des activités de l'établissement,Lorsque les diffusions musicales sont données, dans le cadre des activités de la structure, dans des bâtiments mis à la disposition par la collectivité locale et adjacents aux établissements concernés (salle des fêtes, gymnase, foyer, bibliothèque…), ces diffusions sont incluses dans le présent barème. Lorsque les diffusions musicales sont données avec le concours d’artistes-interprètes, le budget artistique (*) correspondant ne peut être supérieur à 650 € par manifestation.
(*) Budget artistique : le budget artistique est constitué des salaires/cachets des personnels artistiques (y compris le personnel technico-artistique), toutes charges attenantes aux rémunérations citées précédemment, toute valorisation venant en contrepartie de la prestation artistique.
Trois possibilités pour s'affranchir des droits SACEM :
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l'offre un an de musique à l'école, (information : flyer SACEM)
Ce forfait est intéressant à partir de deux événements organisés dans l'année et est valable pour tous les événements dans l'enceinte de l'école.
Attention, ce forfait est valable pour une année civile.
Soyez également attentif à ne pas cocher la reconduite tacite afin d'éviter d'engager votre coopérative pour plus d'une année ou à avertir la SACEM tôt dans l'année pour signaler l'arrêt du renouvellement.
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La possibilité de déclarer une manifestation pour les "spectacles vivants"(chorale, danse), ou un peu plus pour les kermesses avec fond sonore (ici)
La SACEM a mis en place un forfait libératoire des droits d'auteurs payables avant une kermesse organisée par une coopérative scolaire ou un foyer coopératif.
L'OCCE, au niveau national, a signé un protocole d'accord avec la SACEM, qui ouvre droit à une réduction sur les redevances de droits d'auteurs en tant qu'association d'éducation populaire. Réduction de :
- 20 % dans le cas d'une déclaration au moins 15 jours avant la manifestation (possibilité de déclarer en ligne www.sacem.fr)
- 12.50 % pour le paiement de la redevance demandée dans les délais indiqués.
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Si cette manifestation est animée par une sonorisation musicale générale avec éventuellement la participation de groupes musicaux locaux ou d'enfants des écoles, le forfait s'applique. À noter : si vous souhaitez, au cours de la fête de l’école, organiser un bal ou un repas dansant, il est nécessaire de contacter votre délégation régionale afin d’obtenir une autorisation adaptée.
Un événement écoresponsable
Quelques point de vigilance
- Limiter le jetable (emballages et contenants)
- Privilégier les gobelets réutilisables
- Privilégier les grandes bouteilles pour les boissons
- Possibilité de s'équiper en assiettes réutilisables (assiettes plastiques lavables / achat dans une recyclerie / chacun peut apporter son contenant en prévoyant un sac pour rapporter sa vaisselle sale...) - Vaisselle lavée au lave-vaisselle pour éviter une surconsommation d'eau dans le petit évier de l'école.
- Réduction des déchets en diminuant le plastique
Optimiser le tri sélectif - Lots : pour limiter les petits lots éphémères, contenus dans une pochette plastique... on peut par exemple proposer de récolter des points à chaque stand, qui seront échangeable avec un plus gros lot ...acheté ou donné (Chacun pourrait trouver un jouet qu'il n'utilise plus chez lui ...et en bon état.)
- Equipez-vous de jeux durables lorsqu'ils sont à renouveler. Contacter les écoles alentours pour le prêt de jeux en bois.
Impliquez les élèves et les parents dans cette réflexion !
Pour aller plus loin...et pourquoi pas demander le label E3D ?
article avec ressources sur le développement durable : https://www.education.gouv.fr/une-ecole-engagee-pour-le-developpement-durable-et-la-transition-ecologique-12017
Marché, vide-grenier, brocante
Vide-greniers, brocante, marché de Noël appartiennent à la catégorie commerciale «Vente au déballage».
Les ventes au déballage permettent de vendre et de racheter des marchandises dans des locaux ou des emplacements non destinés à la vente au public.
Une déclaration préalable de vente au déballage est adressée au maire de la commune concernée via le Formulaire de déclaration 13939*01, (avec en copie ad71@occe.coop)
Une demande d’occupation temporaire du domaine public doit également être effectuée (dans l'enceinte de l'école ou à l'extérieur)
Un registre : Il est obligatoire de tenir un registre coté (à pages numérotées) et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire, indiquant :
● les noms et prénoms des vendeurs,
● les qualités et coordonnées des participants (exposants),
● la nature, le numéro et la date de délivrance de la pièce d’identité avec l’indication de l’autorité qui l’a établie.
Ce registre est à remettre sous 8 jours à la préfecture ou sous préfecture.
L’association peut vendre exclusivement des objets personnels et usagés appartenant à ses membres, ou donnés par des particuliers à l’association à cette fin de vente au déballage.
Les objets doivent être en état de marche.
L’association peut accueillir des particuliers non-inscrits au registre du commerce et des sociétés à condition de vendre exclusivement des objets personnels et usagés deux fois par an au plus.
Informations précises sur service-public.gouv
Vigilance : respect de la laïcité, sécurité de l'espace public (plan vigipirate en accord avec le maire ou la préfecture), respect de la légalité en s'acquittant des déclarations obligatoires au nom de la coopérative scolaire OCCE.
A savoir :
Les objets transformés ou conçus par les élèves dans le cadre des actions pédagogiques sont la propriété des parents, les enfants étant mineurs. Les familles doivent donc avoir un accès
gratuitement aux productions de leurs enfants au nom du droit à la propriété intellectuelle.
Si avec l’accord des familles, des objets fabriqués par les élèves sont mis en vente, cela ne peut se faire qu’après qu’un don a été explicitement effectué à l’association (coopérative ou asso de parents) qui assurera la vente.
Accueil de stand commerciaux : Une coopérative ne peut pas faire payer les emplacements, qui relèvent de la propriété communale.
Tout au plus un accord peut-il être trouvé par convention avec les vendeurs sur le versement d’un pourcentage du bénéfice de leur vente au titre de dons à la coopérative scolaire organisatrice.
Tombola, loteries - Loto
Loterie - tombola. Définition : Une loterie ou une tombola est un jeu de hasard par lequel le joueur, en contrepartie d’une participation financière, tente sa chance pour obtenir un gain.
Une association peut organiser une loterie si les 3 conditions suivantes sont respectées :
● Les bénéfices de la loterie sont totalement destinés à des causes scientifiques, sociales, familiales, humanitaires, philanthropiques, éducatives, sportives ou
culturelles ou à la protection animale ou à la défense de l’environnement, à but non lucratif (= sans prise d’intérêt personnel des membres)
● Le gain espéré est constitué d’objets mobiliers (= pas de somme d’argent)
● La loterie est autorisée par le maire de la commune où est situé le siège social de l’association (pour les coops, la commune de l’école ; avec information à l’AD)
L’association doit également veiller à ce que les points suivants soient respectés :
● Elle doit organiser la loterie elle-même et ne peut pas déléguer cette activité à des tiers à des fins commerciales, même sous forme de prestation de service.
● Les loteries doivent se dérouler en présentiel : les loteries en ligne sont totalement interdites.
● L’organisation par des sociétés à but lucratif (commercial), même avec la participation d’associations, est interdite.
● La demande d’autorisation doit être faite auprès du maire de la commune. A fournir : Formulaire cerfa n°11823.3.
Pour une coop : les sommes recueillies doivent servir exclusivement pour les projets éducatifs. Les actions financées ne doivent pas être réservées aux seuls adhérents. Les frais destinés à l’organisation de l’événement, achat de lots compris, doivent être en dessous des 15 % du montant total d’émission (nombre de billets émis multiplié par le prix d’émission d’un billet).
Loto - Définition : Un loto traditionnel est un jeu de hasard où, pour gagner, un participant doit remplir le premier une carte portant plusieurs numéros, auxquels correspondent des boules
de loto tirées au sort par un organisateur.
Une association peut organiser sans autorisation un loto traditionnel si les 4 conditions suivantes sont respectées :
● Le loto est organisé à but non lucratif pour des causes conformes au texte de loi cité ci-dessus, donc éducatives concernant la coopérative scolaire.
● Le loto est organisé dans un cercle restreint (membres de l’association, parents, amis).
L’organisation répétée de lotos dans un local prévu à cet effet n’est pas considérée comme un cercle restreint.
● Les mises sont de faible valeur et inférieures à 20 €
● Les lots proposés aux participants ne peuvent en aucun cas être des sommes d’argent, et ne sont pas remboursables. Il doit s’agir de biens, de services ou de bons d’achat non remboursables. La valeur marchande par lots proposés aux participants n’est pas limitée. Il est à noter que l’organisation de lotos ne doit pas avoir pour effet, ni à plus forte raison, pour objet, de procurer des bénéfices, de façon directe ou indirecte à un commerçant.
Pour l’utilisation des locaux (école, salle polyvalente, gymnase) dans le but d’organiser un loto, la coop doit en faire la demande à la mairie en précisant date et horaires, la jauge de public attendu, et toutes informations liées à l’événement (buvette associée par ex, impliquant autorisation spécifique).
Fond de caisse
Si vous avez besoin de demander un fond de caisse à la banque, il vaut mieux prévoir cela au moins 10 jours à l'avance.
Pour les coop étant au Crédit Mutuel Enseignant, faire la demande auprès de l'agence (crédit mutuel) où vous irez chercher le fond de caisse, et mettre le crédit mutuel enseignant en copie. (Vous pouvez nous l'envoyer et on fera suivre aux bons interlocuteurs.)
Pour la partie comptabilité, indiquer sur Retkoop, le fond de caisse en sortie de banque et entrée de caisse (sur la même ligne) ainsi, pas besoin de ventiler (opération interne), car ce n'est pas une dépense... et penser à remplir un arrêté de caisse sur retkoop.